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THE DIGITAL EXPERTS

BDF Document Control Center

Die SAP-integrierte Lösung für Dokumentenmanagement

"SAP bietet mit dem Dokumentenmanagement (DMS) eine gute Basis für die Verwaltung von Dokumenten. Mit dem BDF Document Control Center (DCC) setzen wir da an, wo der Standard aufhört und bieten zusätzliche Funktionen wie den Dokumentenversand, ein Dokumentencockpit und automatisierte Klassifizierung. Mit unserer integrierten Terminverfolgung für Dokumente ist es möglich die termingerechte Erstellung von Dokumenten zu überwachen und so Lieferterminvorgaben für Dokumente einzuhalten."

Dr-Ing. Ulrich Schmidt
Geschäftsführer BDF EXPERTS
Dr-Ing. Ulrich Schmidt
Dr-Ing. Ulrich Schmidt
Geschäftsführer BDF EXPERTS

Dokumentenmanagement mit dem BDF DCC

Mit dem BDF DCC erhalten Sie eine vielseitige Dokumentenmanagementsoftware, voll integriert in SAP. Diese Integration ermöglicht es Ihnen von jedem Punkt im SAP aus Ihre Dokumente aufzurufen und zu bearbeiten. Zu den Funktionen des BDF DCC gehören:

  • Dokumentenplanung und -steuerung
  • Terminierung und Terminverfolgung (Progress-Tracking)
  • Statusverwaltung und Versionierung
  • Verwaltung über Ordnerstrukturen
  • Verknüpfung zu SAP-Objekten wie Equipments, Aufträgen, Bestellungen o.ä.
  • automatisierte Klassifizierung und Verschlagwortung
  • textuelle Durchsuchbarkeit der Dokumente
Screenshot BDF Dokumentencockpit
Das BDF DCC Dokumentencockpit mit Ordnerstruktur (oben links), Detailinfos zum ausgewählten Dokumenten (unten links) und der Vorschau des Dokuments (rechts)

Vorteile des integrierten DCC

Die Originaldatei des Dokuments existiert nur einmal, kann aber zu unterschiedlichen Objekten verknüpft werden. So kann dasselbe Dokument beispielsweise aus einer Bestellung oder auch aus einem Equipment aufgerufen werden. Wer das Dokument lesen und/oder bearbeiten darf, kann flexibel über das SAP-Berechtigungskonzept gesteuert werden. Ob es sich um Fotos, Videos, PDFs oder Textdateien handelt ist irrelevant, alle diese Dateiformate können über das DCC im SAP gespeichert werden. Die Dateigröße hat dabei keinen Einfluss auf die Performance, da die Dateien auf einem so genannten Content Server gespeichert werden. Hierfür kann der Kunde beliebig viel Speicherplatz zur Verfügung stellen.

Beispielszenarien für den Einsatz des BDF DCC

Das BDF DCC eignet sich ideal für die technische Dokumentation von Anlagen oder technischen Objekten. Durch die Integration in die Instandhaltung (SAP PM), den Kundenservice (SAP CS) und die Materialwirtschaft (SAP MM) lassen sich Bestellungen, Betriebsanleitungen oder Prüfprotokolle bequem aus den jeweiligen Transaktionen aufrufen und ablegen. Endlich ist die Dokumentation dort zu finden, wo sie benötigt wird.

Im Vertragsmanagement unterstützt das BDF DCC bei der digitalen Verwaltung von Verträgen. Sie lassen sich hier nicht nur revisionssicher ablegen und archivieren, auch der automatisierte Versand der Vertragsdokumente an die Vertragspartner wird mit dem BDF DCC zum Kinderspiel (siehe Dokumentenversand).  Weiterhin lassen sich über das DCC Termine für Verträge überwachen und dem Anwender steht ein umfangreiches Reporting zur Verfügung.

In Kombination mit dem BDF Collaboration Center (BCC) lässt sich die gesamte Beschaffung digitalisieren. Der Einkäufer lädt hierbei alle notwendigen Dokumente mit Hilfe des DCC aus der SAP Oberfläche auf die Kollaborationsplattform (BCC). Hier können Lieferanten die Dokumente herunterladen und für die vertragskonforme Warenlieferung notwendige Dokumente hochladen. Dies können beispielsweise Konformitätserklärungen, technische Dokumentation oder ähnliches sein. Erst wenn alle Dokumente über die Kollaborationsplattform eingegangen und geprüft wurden, wird die Lieferung als vollständig gekennzeichnet. Auch der Rechnungsversand kann digital mit Hilfe des DCC erfolgen (siehe Dokumentenversand).

Das BDF DCC bietet alle Voraussetzungen um als Langzeitarchiv für Dokumente jeglicher Art (Rechnungen / Verträge/ Prüfprotokolle) genutzt zu werden. Nach der erfolgreichen Implementierung kann es von einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert werden und gilt dann als Ersatz für eine Aufbewahrung der Dokumente in Papierform. Gerne beraten wir Sie hier auch hinsichtlich Ihres Prozesses, da eine Zertifizierung immer nur für eine Kombination aus Software und Prozess erfolgen darf.

Das DCC bietet die Möglichkeit automatisiert Dokumente nach festgelegten Regeln zu Dokumentenpaketen zu packen und diese an den entsprechenden Empfänger zu versenden. Beim Versand der Dokumente generiert das DCC automatisiert ein sogenanntes Transmittal, in dem alle mitgesendeten Dokumente aufgelistet sind. Ebenso kann ein Anschreiben für den Empfänger generiert werden. Das DCC verfügt ebenfalls über eine umfangreiche Versandhistorie: Zeitpunkt des Versands, Adressat, Sender und alle versendeten Dokumente werden gespeichert und können vom Anwender jeder Zeit ausgewertet werden. Auch die Antwort des Empfängers kann automatisiert ins DCC übernommen werden, entweder in Informationsform (Acceptance / Category Codes) oder als Originaldatei.

Das DCC im Einsatz

Das Document Control Center (DCC) wurde bereits bei einigen Kunden implementiert. Die entsprechenden Customer Success Stories sowie weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Pressefach oder nebenstehend als Links aufgelistet.