08.06.2021
Verträge über Verträge…
Jeder, der bereits mit Verträgen zu tun hatte weiß, dass Verträge sehr komplexe Dokumente sind. Neben der eigentlichen Geschäftsvereinbarung enthält er auch Fristen, Daten und allgemeine Konformitäten, weshalb ein gutes Vertragsmanagement von Vorteil ist. Der Benutzer erhält alle Informationen auf einen Blick in der Vertragsverwaltung: Wie lange ist der Vertrag noch aktiv? Wann kann ich einen Vertrag kündigen, oder läuft er automatisch aus? Wer hat den Vertrag unterschrieben?
Im Vertragsmanagement gibt es viele Herausforderungen, welche oftmals durch die aktuellen organisatorischen Vorschriften und durch die gegebene IT-Infrastruktur nicht gelöst werden können. Aufgrund des Fehlens einer einheitlichen Ablagestruktur für den Fachbereich und der Rechtsabteilung weisen die üblich genutzten Verfahren auf den ersten Blick folgende Mängel auf:
- Durch die dezentrale Ablage von Verträgen oder komplett analoge Ablageprozesse ist es schwierig, den Originalvertrag und vertragsbezogene Dokumente wie Entwürfe und Korrespondenzen zu finden.
- Durch die fehlende Übersicht sind Fristversäumungen an der Tagesordnung. Ebenso existiert keine Übersicht über bestehende vertragliche Verpflichtungen.
- Verträge existieren in einer Insellösung ohne konkretes Berechtigungs- oder Prozesskonzept.
Synergieeffekte durch eine zentrale Vertragsverwaltung
BDF holt das Vertragsmanagement in das bestehende SAP-System. Zur Umsetzung wird das BDF Document Control Center (BDF DCC) genutzt und so an die Kundenbedürfnisse eingestellt, dass Verträge wesentlicher Bestandteil von Prozessen werden. Hierbei wird ebenfalls das SAP DMS genutzt und damit die Möglichkeit geschaffen vollumfänglich mit der Standardsoftware zusammenzuarbeiten. So werden Verträge zentral im SAP abgelegt und können von berechtigten Nutzern in Prozesse mit integriert werden. Termindaten, Notizen, Korrespondenzen, oder weitere wesentliche Dokumente können nebeneinander abgelegt werden. Über ein Reporting erhält der Vertragsmanager eine Übersicht über die Fristen und internen Zuständigkeiten der einzelnen Verträge. Je nach Vertrag ist auch eine rechtssichere Archivierung notwendig, welche durch zertifizierte BDF Software möglich gemacht wird. Sollen Verträge auch in der Anbahnungsphase mit externen Parteien verarbeitet werden, so kann das BDF Collaboration Center mit genutzt werden. Auf dieser Web-Plattform können Dokumente mit Partnern ausgetauscht werden. Der Partner kann diese Plattform ebenfalls nutzen um aktive Verträge mit dem Unternehmen zu prüfen und eventuelle Änderungsprozesse anzustoßen.
Lohnt sich ein SAP integriertes Vertragsmanagement?
Sofern das SAP ERP bereits genutzt wird ist die Eingliederung des Vertragsmanagements in diese Systemlandschaft sinnvoll und wird nach der Einführung gut angenommen. Das Arbeiten mit Excel-Tabellen und Netzwerkpfaden wird rasch zurückgelassen. Auch Papierbasierte Prozesse können so teilweise abgelöst werden. Unternehmen müssen eine Vielzahl an Verträgen verwalten. Dieser Verwaltungsaufwand wird von den Mitarbeitern getragen. Je mehr Verträge ein Unternehmen verwalten muss und je komplexer der Organisationsauwand ist, desto wichtiger ist die Einführung eines Vertragsmanagements, damit Mitarbeiter sich nicht länger mit der Vertragsverwaltung beschäftigen müssen und stattdessen ihre Zeit effizienter nutzen können.
