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THE DIGITAL EXPERTS

19.07.2021

Revisionssichere Archivierung von Dokumenten in SAP

Gesetzliche Vorgaben machen es notwendig, bestimmte Dokumente für einen definierten Zeitraum revisionssicher aufzubewahren.

Revisionssichere Aufbewahrung bedeutet, dass Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicher vor Verlust oder Zerstörung aufbewahrt, vor unbefugten Zugriffen geschützt werden und jederzeit lesbar sind. Diese Vorgaben finden schon sehr lange Anwendung in Papierarchiven. Hierbei handelt es sich um spezielle Räume voller Aktenschränke, die geschützt vor äußeren Einflüssen unter Einhaltung der genannten Vorgaben als Langzeitarchive funktionieren.

In der IT-Welt ist der Platzbedarf eines digitalen Archivs zwar geringer, doch die Umsetzung ist deutlich komplexer. Denn neben der Einhaltung obiger Anforderungen muss in einem digitalen Archiv dafür Sorge getragen werden, dass Dokumente auch nach vielen Jahren noch aufrufbar sind. Das ist aufgrund sich ständig weiterentwickelnder Software nicht so einfach.

Biagio Lobascio, EXPERT für Dokumentenmanagement

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Anforderungen an ein digitales Archiv

Genauso wie bei einem Papierarchiv muss ein digitales Archiv bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um von einer autorisierten Instanz als revisionssicher eingestuft zu werden. Es muss zunächst sichergestellt werden, dass entsprechende Dokumente verlustfrei aufbewahrt werden. Auch muss ein digitales Archiv vor unbefugten Zugriffen und äußeren Einflüssen geschützt werden. Weniger vor Umwelteinflüssen, aber vor Datenmanipulation und Datenverlust. Denn bei einem IT-System ist nicht direkt offensichtlich, wenn ein unberechtigter Zugriff oder eine Veränderung an der Datei vorgenommen wurde. Umso wichtiger ist der Einsatz von Früherkennungsmechanismen, die bei der geringsten Abweichung des Normalbetriebs Alarm schlagen.

Die BDF PCC Archivlösung

Hier setzt BDF mit der BDF PCC Archivlösung an. Diese setzt vorwiegend auf SAP-Standard Komponenten und Mechanismen zur Einhaltung der Anforderung zur Revisionssicherheit. Dabei kommen folgende SAP-Funktionen zum Einsatz:

  • SAP DMS
  • SAP Content Server
  • BDF Datenkonsistenzsicherung
  • SAP TREX Suchmaschine
  • SAP PDF-A Konvertierung

Mit den genannten Komponenten ist es möglich, durch die kombinatorische Nutzung der SAP DMS Berechtigungssteuerung, der Zugriffsbeschränkungen und Komprimierungsmechanismen des SAP Content Servers und der BDF Datenkonsistenzsicherung, welche bei jeder Ablage eines Originals eine Quersummenprüfung (Hash) vornimmt, Manipulationen frühzeitig zu erkennen.

Der Nutzen eines digitalen Archivs

Es gibt viele Lösungen, die die Anforderungen eines digitalen Archivs für SAP-Systeme erfüllen. Jedoch sind diese meist recht komplex in der Einrichtung und Administration und zudem kostspielig.

Durch den weitestgehenden Einsatz von SAP Standard-Funktionen bleiben die Aufwände überschaubar. Der Einsatz eines digitalen Archivs bietet gegenüber einem Papierarchiv große Vorteile, bspw. die Volltextsuche, welche Attribute und auch Dateiinhalte durchsuchbar macht. Dadurch lassen sich Dokumente gezielt finden. Zudem erlaubt ein digitales Archiv die Nutzung von Automatismen, wie bspw. die automatisierte Archivierung von Rechnungen bei der Erstellung. Des Weiteren lassen sich Prozesse etablieren, welche das digitale Archivieren von Papierdokumenten automatisieren und vereinfachen. Dies ist bspw. auch bei einer Migration von einem Papierarchiv in ein digitales Archiv möglich.

Eine Investition in die Zukunft

In Zeiten zunehmender Digitalisierung und der Anwendung neuer Arbeitsplatzkonzepte mit verstärkter Homeoffice-Nutzung werden zentrale Systeme, auf die von überall aus zugegriffen werden kann, immer wichtiger. Die gesetzlichen Anforderungen werden bleiben, vielleicht werden sie sogar schärfer. Die Entscheidung für ein digitales Archiv ist eine Entscheidung für die Zukunft und sollte daher gut durchdacht werden.