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THE DIGITAL EXPERTS

13.01.2020

Welche Dokumentart - und wenn ja wie viele?

Besseres Dokumentenmanagement durch strukturierte Methode zur Erfassung

Wer sich hier an den Bestseller „Wer bin ich ‑ und wenn ja wie viele?“ von Richard David Precht erinnert fühlt, liegt gar nicht so falsch. Bei der Strukturierung von Dokumenten geht es oft philosophisch zu. Nach welchen Gesichtspunkten strukturieren wir? Welche Dokumentarten brauchen wir? Wer darf dabei mitreden? Welche Dokumente gibt es überhaupt aktuell in unserem Unternehmen? Wer kümmert sich darum? Wo und in welchem Format liegen die Dokumente vor?

 „Oft müssen bei einer Neueinführung oder Erweiterung des SAP Dokumentenmanagements (DMS) erst einmal diese Fragen beantwortet werden. Dafür fehlen den Unternehmen aber häufig die richtigen Werkzeuge, Inspirationsquellen und Leitlinien.“

Maximilian Böttge, Experte für Dokumentenmanagement, BDF EXPERTS

Max

BDF EXPERTS analysiert hierfür die Strukturen beim Kunden mit der in langjähriger Erfahrung entwickelten Methode der Master Document Definition List (MDDL). Hier werden zuerst alle in den Prozessen des Kunden auftretenden Dokumente unabhängig ihres Formats, Verantwortlichen oder Initialisierung strukturiert gesammelt. Nach der Ist-Aufnahme wird der zukünftige Soll-Zustand definiert und dabei die Dokumente in Ablageorte, Verantwortlichkeiten, SAP Dokumentarten und BDF Dokumenttypen eingeordnet. Der BDF Dokumenttyp bietet dabei die Möglichkeit die SAP Dokumentarten weiter zu unterteilen ohne das umfangreiche SAP Dokumentart-Customizing weiter aufzublähen. Dabei erhöht der BDF Dokumenttyp nicht etwa den Aufwand für Anwender bei der Ablage von Dateien sondern verringert diesen vielmehr durch die hohe Integration in BDF und SAP Prozesse.

DIN-Norm zur Strukturierung

Doch woran kann man sich orientieren hinsichtlich der Einordnung in SAP Dokumentarten und BDF Dokumenttypen?

 Hier bietet die Norm EN 61355-1 Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten für Anlagen, Systeme und Einrichtungen (auch bekannt als VDE-Richtlinie VDE 0040-3 oder IEC 61355) eine Orientierungshilfe. Die Norm bildet die gesamte technische Dokumentation im Lebenszyklus technischer Produkte, einschließlich der nichttechnischen Dokumente aus dem Engineering-Prozess ab. Doch nicht nur für klassische Maschinen- und Anlagenbauer kann diese Norm eine Hilfe sein, viele der Kunden von BDF EXPERTS aus verschiedensten Branchen greifen gerne auf diese klare, einfache und nachvollziehbare Systematik zurück.

Ein Aufwand, der sich auszahlt

Analyse und Strukturierung der Dokumente erfordern zum Projektstart einiges an Arbeit und interne Absprachen zu Verantwortlichkeiten. Aus Erfahrung weiß Maximilian Böttge aber: „Der Aufwand zahlt sich für unsere Kunden im weiteren Verlauf des Projekts aus: Weniger Diskussionen über Dokumente und Verantwortlichkeiten im laufenden Projekt, weniger Änderungsanträge aufgrund plötzlich auftretender Dokumentarten und somit im Endeffekt schnellere Projektlaufzeiten.“