24.02.2022
Dokumentenplanung und Terminierung
In Zeiten, wo Projekte immer komplexer, Zeitpläne jedoch immer enger werden, sind Planung, Terminüberwachung und Fortschrittskontrolle zentrale, wichtige und unverzichtbare Instrumente. Nur so kann permanent auf die Einhaltung zeitlicher Vorgaben Einfluss genommen werden.
Viele Produktionsunternehmen sind dazu verpflichtet, ihren Kunden regelmäßig und vor allem rechtzeitig relevante und umfangreiche Dokumentationen zur Verfügung zu stellen. Häufig handelt es sich hierbei um Dokumente, die für die Planung und Entwicklung, die Installation, den Betrieb und die Wartung einer Maschine oder Anlage benötigt werden.
Liefer- und Leistungsumfänge
Umfänge und die daraus resultierende Menge von Dokumenten werden im Rahmen der initialen Projektplanung als Liefer- und Leistungsumfänge (LLUs) mit den Kunden ermittelt und festgelegt. Die LLUs beinhalten häufig auch den exakten Zeitpunkt, wann diese Dokumente wo zur Verfügung gestellt werden sollen. Mit Vereinbarung der LLUs verpflichtet sich der Lieferant, diese einzuhalten. Es handelt sich hierbei um eine vertragliche Festlegung, die bei Nichteinhaltung einen Vertragsbruch darstellen. Solche Vertragsbrüche sind häufig mit Strafzahlungen (Pönale) verbunden.
Dokumentenplanung und Progresstracking für die nötige Sicherheit
Die Planung, die Fortschrittskontrolle und die Terminüberwachung bieten dem Lieferanten die nötige Sicherheit, die oft hohen Strafzahlungen zu vermeiden oder zumindest zu minimieren. Hier setzt BDF mit der Dokumentenplanung und dem Progresstracking im SAP PPG an. Die Dokumentenplanung ist hierbei bereits in einem sehr frühen Projektstadium nutzbar. In diesem Stadium sind noch keine physikalischen Dokumente vorhanden. Durch die Verwendung von virtuellen Dokumenten sind diese jedoch auch schon während früher Projektphasen „greifbar“.
Die virtuellen Dokumente sind, wie bereits erwähnt, unter anderem Träger der Terminierungsdaten. Die Terminierungsdaten bestehen in der Regel aus mehreren Terminereignissen, die aneinandergereiht sog. Terminketten ergeben. Für die Terminüberwachung und das Progresstracking stehen auf jedem Ereignis Plan und Ist-Termine zur Verfügung. Die Plantermine dienen dazu, um die einzelnen Meilensteintermine eines Dokumentes oder ganzer Dokumentengruppen zu definieren. Da die Ereignisse miteinander verkettet sind, ergeben sich dadurch ganze Terminketten, die mit Hilfe von Zeitaufschlägen die Plantermine aller Ereignisse automatisch berechnen. Durch die automatisch errechneten Plantermine lassen sich sämtliche Dokumentenmeilensteine im Vorfeld berechnen. Mit Hilfe der berechneten Termine ist es also möglich, bereits weit im Voraus sicher zu stellen, dass Termine eingehalten oder im Ernstfall frühzeitig erkannt werden, wenn Terminüberschreitungen drohen.
Mit Hilfe von Reportings lässt sich sehr schnell eine Übersicht der terminlichen Zustände aller Dokumente erstellen. Hierbei kommt ein Ampelsystem zum Einsatz, welches mit prägnanter Farbgebung signalisiert, bei welchen Dokumenten ein Terminverzug droht.
Um den terminlichen Überblick zu behalten und um unnötige Kosten zu verhindern, ist eine Terminplanung und Fortschrittskontrolle für zu liefernde Dokumente unverzichtbar. Besonders in komplexen Projektkonstellationen, in denen ein Anlagenbauer Dokumente bei Lieferanten anfordert, intern prüft, um diese dann seinen Kunden weiter zu leiten, bieten die Terminplanung und das Progresstracking die notwendige Sicherheit, Termine zu kontrollieren und einzuhalten.
