Optimierung der Auftragsabwicklung bei einem Hersteller von Kettensystemen

Das Projekt in Kürze:

Herausforderung:
Bisher erfolgte die Auftragsabwicklung papierbasiert mit zeitgleicher zunehmender Komplexität. Zudem sollten von E-Mail-Verläufe direkt in das SAP-System integriert werden.

Aufgabe und Zielsetzung:        
Modernisierung des Auftragsabwicklungsprozesses um die Effizienz zu steigern und die Standortübergreifende Zusammenarbeit zu optimieren.

Eingesetzte BDF-Produkte und benutzte SAP Module:
SAP PPG, SAP DMS

Kundennutzen:
Effiziente, transparente und globale Dokumentenverwaltung mit Zugriffssteuerung für eine zielgerichtete Freigabe von Informationen. Die E-Mail-Integration und das Berechtigungskonzept verbesserten zudem die Datensicherheit und Prozesskontrolle

Ein führender internationaler Hersteller von Kettensystemen stand vor der Herausforderung, seine zunehmend komplexen und papierbasierten Auftragsabwicklungsprozesse zu modernisieren. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die nicht nur die interne Effizienz steigert, sondern auch die standortübergreifende Zusammenarbeit optimiert. BDF EXPERTS wurde beauftragt, eine SAP-integrierte Lösung zu entwickeln, welche die digitale Transformation des Unternehmens vorantreibt.

Implementierung einer SAP-basierten Projektmappe

Um den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden, implementierte BDF eine maßgeschneiderte SAP-basierte Lösung für die Auftragsmappensteuerung. Dieser Ansatz nutzte SAPs Dokumentenmanagementsystem (DMS) und integrierte eine innovative Projektmappe (SAP PPG), die eine effiziente, transparente und globale Dokumentenverwaltung ermöglichte. 

Einführung der digitalen Auftragsmappensteuerung

Die Einführung der digitalen Auftragsmappensteuerung begann mit einer Analyse der existierenden Prozesse und der Entwicklung eines detaillierten Schulungsprogramms für die Projektmitarbeiter. Eine besondere Innovation war die Integration der E-Mail-Korrespondenz direkt in das SAP-System, was zudem eine nahtlose Verwaltung von Kommunikation und Dokumenten erforderte. Dazu entwickelte BDF EXPERTS eine Schnittstelle, die das Zerlegen von E-Mails in ihre Bestandteile und deren automatische Zuordnung zu den entsprechenden SAP-Projektmappen ermöglichte. Diese Lösung nutzte das EML-Format für die E-Mail-Archivierung, um Kompatibilität und effiziente Verarbeitung innerhalb des SAP-Systems zu gewährleisten.  

Erweitertes Berechtigungskonzept

Ein weiteres Element der Lösung war die Implementierung eines granularen Berechtigungskonzepts, das eine feingranulare Zugriffssteuerung auf Dokumentenebene erlaubte. Die innovative Kombination aus SAP-Klassensystem und Schnellnavigationstabelle , ermöglichte eine schnelle und effiziente Berechtigungsprüfung trotz komplexer SAP-Anfragen. Diese Anpassungen sorgten für eine sichere und zielgerichtete Freigabe von Informationen, die den spezifischen Anforderungen der verschiedenen globalen Standorte des Unternehmens entsprach.

Effiziente Auftragsabwicklung

Die Implementierung der digitalen Auftragsmappensteuerung führte zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz in der Auftragsabwicklung beim Unternehmen. Die papierlose Verwaltung und die verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten beschleunigten die Prozesse und förderten die globale Zusammenarbeit. Die E-Mail-Integration und das Berechtigungskonzept verbesserten zudem die Datensicherheit und Prozesskontrolle.

Ergebnisse und Ausblick zur Digitalen Transformation

Die Implementierung führte zu:  

• Signifikanter Effizienzsteigerung in der Auftragsabwicklung
• Vollständig papierloser Dokumentenverwaltung
• Optimierter globaler Zusammenarbeit
• Verbesserter Datensicherheit und Prozesskontrolle  

Zukunftsperspektive  

Die erfolgreiche Umsetzung markiert einen wichtigen Meilenstein in der digitalen Transformation des Unternehmens. Geplante Weiterentwicklungen umfassen:

• Erweiterte Berechtigungskonzepte
• Optimierte Benutzererfahrung
• Standardisierte globale Prozesse