01.04.2020
Digitalisierung der Projektarbeit
Von einem auf den anderen Tag ist nichts mehr wie es war. Stay at home heißt die neue Devise und Millionen von Menschen arbeiten plötzlich im Home-Office. Für die Zusammenarbeit in den Unternehmen eine enorme Herausforderung, wer sich bisher wenig Gedanken über Remote-Arbeit und virtuelle Organisation gemacht hat, ist spätestens jetzt hierzu gezwungen. Eine entscheidende Frage ist, wie wir zum einen die Projektarbeit und unsere Aufgaben weiter ausüben und so erledigen können sowie gleichzeitig sicherstellen, dass wir in jeder Hinsicht wohlbehalten aus der Krise hervorgehen. Die Projektmethodik der BDF EXPERTS bietet das optimale Handwerkszeug für die Steuerung von Projekten – sowohl analog als auch virtuell. Geschäftsführer Thomas Dohmen erzählt von seinen Erfahrungen der letzten drei Wochen im Interview.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit der virtuellen Projektarbeit?
„Wir haben schon vor der Krise sehr gute Erfahrung mit der Digitalisierung der Projektarbeit gemacht. In der Krise kommt uns das natürlich zu Gute. Die einzige Möglichkeit bestehende Projekte nicht auf Eis zu legen ist die Verlagerung der Projekte ins Virtuelle. Damit dies funktioniert, sind verbindliche Regeln und die lückenlose Dokumentation wichtiger denn je. Nach der Eingewöhnungsphase in den ersten Tagen ist die virtuelle Projektarbeit nun teils fast effizienter als vorher.“
Was ist Ihr Erfolgsrezept?
„Es kommen mehrere Kriterien zusammen, wichtig ist insbesondere unsere Infrastruktur. Im letzten Jahr haben wir Microsoft Teams eingeführt. Dies kommt uns jetzt zu Gute, hier finden wir virtuelle Projekträume und eine gute Infrastruktur für Teammeetings aus dem Home-Office. Diese Infrastruktur stellen wir auf Wunsch auch unseren Kunden zur Verfügung. Weiterhin hilft uns unsere Projektmethodik bei der Dokumentation des Projektfortschritts, so weiß jeder im Projekt immer wo wir aktuell stehen und was noch zu tun ist. Der Vorteil, die Dokumentation erfolgt in PowerPoint und Excel – Programme, die allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
In den vergangenen Tagen haben wir außerdem unseren Kolleginnen und Kollegen einen Leitfaden für die Remote-Arbeit zur Verfügung gestellt, um eine gleichbleibende Qualität im Unternehmen zu gewährleisten."
Was ist die größte Herausforderung?
„Compliance und Datenschutzvorgaben sind in der Krise natürlich nicht ausgesetzt. Hierauf sollte auch im Home-Office geachtet werden. Da wir Berater häufig remote arbeiten, ist unsere Infrastruktur hierfür natürlich gerüstet und alle Mitarbeiter wissen, dass insbesondere im Home-Office der Rechner vor Fremdzugriffen geschützt werden sollte.“
Wie geht es nach Corona mit der virtuellen Projektarbeit weiter?
„Die Vorteile der virtuellen Projektarbeit liegen insbesondere in unseren globalisierten Unternehmen ganz klar auf der Hand. Durch die Virtualisierung können insbesondere bei international aufgestellten Unternehmen Reisekosten eingespart werden. Projekte werden hierdurch effizienter und kostengünstiger. Die Anzahl der Vorort-Zeiten wird sich meiner Meinung nach reduzieren. Die Erfahrung jetzt zeigt, dass reiner Austausch ruhig virtuell stattfinden kann, um Kosten und Zeit zu sparen. Bei kontroversen Themen sollte man allerdings weiterhin auf Vor-Ort-Workshops zurückgreifen.“
